La transformación digital en el aprovisionamiento

Las perspectivas para compañías de todos los sectores en el año 2020 se han tornado inciertas, fundamentalmente, por la crisis del Covid19 y por el impacto económico que está generando.

El sector retail, de hecho, es uno de los más afectados, debido principalmente a un menor crecimiento en el consumo privado, tanto por el impacto directo de la crisis como por la adopción de medidas de prudencia y contención del gasto.

En su conjunto, las empresas del sector minorista han podido experimentar un descenso acumulado de ventas superior al 30%, ante lo cual han reaccionado con el cierre de tiendas en localizaciones poco rentables, reducción del personal de estructura, expedientes de regulación de empleo, reducción de costes variables (logística, personal temporal, compras…)

Adicionalmente, a la previsión de disminución de ventas y pérdida de ingresos, hay que sumar el impacto de la desaparición de fuentes de aprovisionamiento o de las dificultades de algunos proveedores de suministrar productos y servicios como consecuencia de las restricciones derivadas de las medidas de contención de la pandemia.

En la medida en que las expectativas de los ingresos para el año 2020 y sucesivos ha empeorado sustancialmente, aquellas compañías del sector que peor se adapten a esta situación cambiante, se encuentran en riesgo de desaparecer.

Al igual que desde hace varios años el sector ha experimentado un fuerte desarrollo e inversión en el comercio electrónico, es momento de poner foco en la optimización y control del gastoque, en Retail, tiene especial relevancia en el aprovisionamiento.

La transformación digital de la función de compra es una de las medidas que puede ayudar a afrontar algunos de los principales retos con los que se encuentra el sector:

• Gestionar la previsión de la demanda de forma adecuada a las necesidades, como base para la realización de pedidos y control presupuestario
• Coordinar el mantenimiento de los niveles de stock en función de los objetivos de la compañía, pero también de las perspectivas cambiantes de los mercados.
• Disponer en todo momento de proveedores suficientes que aporten seguridad a nivel de suministro de mercancías, a la vez que sean solventes y competitivos
• Mejorar la relación con los suministradores y establecer mecanismos ágiles de comunicación, negociación y control
• Optimizar los costes en las compras de productos y potenciar los ahorros, manteniendo una relación calidad/ precio acorde a la política determinada por la empresa
• Disponer de visibilidad de todos los procesos involucrados en el aprovisionamiento para identificar posibles fallos que puedan provocar desajustes en los inventarios y que, al mismo tiempo, permita la definición de planes de optimización de los procesos.

Como ya hemos visto, abordar un proceso de transformación digital aporta innumerables beneficios. No obstante, se hace necesario establecer una serie de premisas que permitan abordar con éxito este tipo de proyectos.

Definir un modelo de aprovisionamiento objetivo: Resulta necesaria la realización previa de un análisis que permita definir el modelo de aprovisionamiento de las diferentes categorías de compra existentes. Este análisis debe afrontarse como una iniciativa global para la compañía.

Establececer una estrategia: La transformación de los modelos no es un proyecto sencillo. Requiere involucrar distintas áreas de la empresa, la coordinación de los tiempos y los recursos, la revisión de los procedimientos y una intensa labor de gestión del cambio. No se debe visualizar como un proyecto local del área de Compras sino como un proyecto corporativo.

Apoyo global y de la Alta Dirección: Como en todo proceso de transformación la evolución hacia un nuevo modelo de aprovisionamiento basado en la digitalización implica una cierta resistencia al cambio por parte de los actores que participan en los procesos. Un apoyo global al modelo por parte de la organización y de su dirección son cruciales para el éxito.

Alineamiento con los objetivos de la empresa: La organización debe reconocer el proceso de transformación de la compra como un factor alineado con el plan de evolución y mejora, y como generador de valor. En caso contrario, el proyecto es susceptible de fracasar por falta de impulso.

Soporte Tecnológico: El proceso de transformación del área de compras requiere de la disponibilidad de herramientas y soluciones técnicas que permitan:

• La ejecución de los procesos de compra estratégica en un entorno colaborativo.
• La integración con el resto de los procesos de la compañía, fundamentalmente con la planificación y la gestión de necesidades.
• Visibilidad, trazabilidad y control sobre procesos y resultados.
• Un alto grado de usabilidad y autonomía por parte de los compradores.

Rony Toussaint

Director responsable de soluciones de eProcurement